Za darmo masz w Polsce trzy podpisy elektroniczne: podpis zaufany (z profilu zaufanego), podpis osobisty (z e-dowodu) i od października 2025 roku 5 podpisów kwalifikowanych miesięcznie w aplikacji mObywatel. Tylko ten ostatni ma moc odręcznego podpisu w każdej sytuacji, także w umowach między osobami prywatnymi i firmami. Zaufany i osobisty są równoważne podpisowi własnoręcznemu w sprawach z urzędami. Poniżej porównanie, instrukcje i lista sytuacji, w których darmowy podpis wystarczy.
Darmowe podpisy elektroniczne: porównanie
| Podpis | Koszt | Moc prawna | Czego potrzebujesz |
|---|---|---|---|
| Zaufany | 0 zł | Jak własnoręczny w sprawach z urzędami. Między osobami prywatnymi nie zastępuje formy pisemnej. | Profil zaufany (bank, mObywatel, e-dowód) |
| Osobisty | 0 zł | Jak wyżej: urzędy tak, forma pisemna w umowach nie | Dowód osobisty z warstwą elektroniczną, PIN do podpisu, czytnik albo telefon z NFC |
| Kwalifikowany w mObywatelu | 0 zł do 5 podpisów miesięcznie | Równoważny podpisowi własnoręcznemu wszędzie, także w całej Unii Europejskiej | mDowód albo e-dowód wydany po 4 marca 2019, telefon z NFC, aplikacja mObywatel |
| Kwalifikowany płatny | Abonament | Jak wyżej, bez limitu i także do firmy | Certyfikat od dostawcy (na przykład Certum, KIR, EuroCert) |
Najprościej: do urzędu wystarczy podpis zaufany, do umowy, która musi być na piśmie, potrzebny jest podpis kwalifikowany. Do prywatnych spraw ten drugi masz teraz w mObywatelu za darmo, w ramach miesięcznego limitu.
Darmowy podpis kwalifikowany w mObywatelu
Od października 2025 roku każda pełnoletnia osoba z aplikacją mObywatel może podpisać za darmo 5 dokumentów miesięcznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Certyfikat wydaje jeden z komercyjnych dostawców usług zaufania, wybierany z listy. Taki podpis jest równoważny podpisowi odręcznemu, więc nadaje się do umów, dla których prawo wymaga formy pisemnej.
Warunki i ograniczenia
- Tylko sprawy prywatne. Darmowej puli nie można używać do działalności gospodarczej ani do pracy w firmie.
- Tylko PDF do 5 MB, jeden dokument na jeden podpis. Plik DOCX najpierw zapisz jako PDF, a zbyt duży plik zmniejsz w kompresji PDF.
- Dowód osobisty z warstwą elektroniczną wydany po 4 marca 2019 roku albo aktywny mDowód oraz telefon z NFC.
- Limit odnawia się co miesiąc. Kolejne podpisy w tym samym miesiącu są płatne według cennika wybranego dostawcy.
Jak podpisać PDF w mObywatelu krok po kroku
- Zaktualizuj aplikację mObywatel i upewnij się, że masz aktywny mDowód.
- Znajdź usługę podpisu kwalifikowanego w sekcji usług aplikacji.
- Dodaj plik PDF z telefonu, na przykład z aplikacji Pliki albo z pobranych.
- Potwierdź tożsamość zgodnie z instrukcją w aplikacji (dowód przykładany do telefonu z NFC i PIN).
- Zatwierdź podpis i zapisz albo udostępnij podpisany plik.
Nazwy przycisków mogą się różnić między wersjami aplikacji, ale cała ścieżka zajmuje kilka minut. Podpisany plik to zwykły PDF z podpisem w środku, który odbiorca otworzy w dowolnym czytniku.
Podpis zaufany: darmowy podpis do urzędów
Podpis zaufany składasz w usłudze „Podpisz dokument elektronicznie” na gov.pl, logując się profilem zaufanym, na przykład przez bankowość internetową. Jest bezpłatny i nie ma miesięcznego limitu. W sprawach z urzędami, ZUS, sądami w postępowaniach elektronicznych i innymi instytucjami publicznymi ma taką samą moc jak podpis odręczny. Pełną instrukcję znajdziesz w poradniku jak podpisać PDF profilem zaufanym.
Między osobami prywatnymi i firmami podpis zaufany daje dokument elektroniczny, który pozwala ustalić, kto go złożył (forma dokumentowa). To wystarczy przy umowach, dla których prawo nie wymaga formy pisemnej, ale nie przy tych, gdzie forma pisemna jest zastrzeżona pod rygorem nieważności.
Podpis osobisty z e-dowodu
Podpis osobisty to certyfikat zapisany w warstwie elektronicznej dowodu osobistego. Składasz go w aplikacji eDO App albo przez czytnik podłączony do komputera, potwierdzając sześciocyfrowym kodem PIN, który ustawiasz przy odbiorze dowodu. Jest darmowy i bez limitu. Moc prawna jest taka jak podpisu zaufanego: pełna w kontaktach z urzędami, forma dokumentowa między osobami prywatnymi.
Kiedy darmowy podpis wystarczy, a kiedy nie
| Dokument | Zaufany lub osobisty | Kwalifikowany |
|---|---|---|
| Wniosek, pismo, odwołanie do urzędu | Tak | Tak |
| Pełnomocnictwo do urzędu | Zwykle tak | Tak |
| Prosta umowa sprzedaży, zlecenia, pożyczki między osobami prywatnymi | Jako dowód, forma dokumentowa | Tak |
| Przeniesienie autorskich praw majątkowych | Nie | Tak |
| Poręczenie, wypowiedzenie najmu przez wynajmującego | Nie | Tak |
| Sprzedaż mieszkania, umowa w formie aktu notarialnego | Nie | Nie, potrzebny notariusz |
Zasada z Kodeksu cywilnego jest prosta: oświadczenie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne formie pisemnej (art. 78¹). Każdy inny podpis elektroniczny, także zaufany i osobisty, daje w relacjach prywatnych formę dokumentową. Jeśli przygotowujesz umowę z naszych wzorów, na przykład umowę o dzieło albo umowę sprzedaży towaru, pobierz ją jako PDF i podpiszcie ją obaj podpisem kwalifikowanym.
Wklejony obrazek podpisu to nie podpis elektroniczny
Zdjęcie odręcznego podpisu wklejone do PDF wygląda jak podpis, ale prawnie nim nie jest. Każdy może je skopiować i wkleić w inny dokument. Takie rozwiązanie sprawdza się tylko przy mało formalnych pismach, gdy odbiorca wprost je akceptuje. Przy umowach używaj podpisu kwalifikowanego, a przy sprawach urzędowych zaufanego.
Nie zmieniaj PDF po podpisaniu
Podpis elektroniczny chroni treść pliku. Każda zmiana po podpisaniu, także kompresja, połączenie z innym plikiem, obrót strony czy zapis w innym programie, sprawia, że podpis przestaje być ważny. Dlatego najpierw wypełnij PDF, połącz pliki i zmniejsz rozmiar, a dopiero na końcu podpisz gotowy dokument. Jeśli dokument mają podpisać dwie osoby, druga podpisuje plik już podpisany przez pierwszą, bez żadnych zmian.
