Od 2026 roku faktury w Polsce wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur, a dokumentem jest plik XML. Taki plik trudno przeczytać, a jeszcze trudniej wydrukować albo pokazać klientowi. Ten konwerter zamienia XML faktury na zwykły PDF, który wygląda jak tradycyjna faktura. Wyjaśniamy też, skąd pobrać XML i czym jest wizualizacja e-faktury.
Jak zamienić XML faktury na PDF w trzech krokach
Konwerter XML na PDF jest na górze strony.
Zamień XML na PDFCo znajdziesz na fakturze w PDF
| Część faktury | Co pokazujemy |
|---|---|
| Nagłówek | Rodzaj faktury (VAT, korygująca, zaliczkowa, rozliczeniowa, uproszczona), numer, data wystawienia i sprzedaży, waluta |
| Strony transakcji | Sprzedawca i nabywca z NIP, adresem i danymi kontaktowymi, a także podmioty trzecie, na przykład odbiorca lub faktor |
| Pozycje | Nazwa, jednostka, ilość, cena, rabat, stawka VAT i wartość netto lub brutto |
| Podsumowanie VAT | Netto, VAT i brutto dla każdej stawki oraz razem |
| Do zapłaty | Kwota z walutą, przy złotówkach także słownie |
| Płatność | Termin, forma płatności, numer rachunku, informacja o zapłacie |
| Adnotacje | Mechanizm podzielonej płatności, metoda kasowa, odwrotne obciążenie, zwolnienie z VAT, procedura marży |
| Korekta | Przyczyna korekty i numer faktury korygowanej |
| Stopka | Informacje dodatkowe, KRS, REGON, BDO |
KSeF w 2026 roku w skrócie
Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy 1 lutego 2026 roku dla największych firm (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku), a 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników VAT. Faktura ustrukturyzowana ma postać pliku XML zgodnego ze schematem FA(3), a KSeF przechowuje ją przez 10 lat.
Skąd pobrać plik XML faktury
- Aplikacja Podatnika KSeF (bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów): wyszukaj fakturę i pobierz ją jako XML.
- Program do faktur lub system księgowy: przy fakturze zwykle jest opcja „Pobierz XML” albo „Eksportuj do KSeF”.
- Od kontrahenta: sprzedawca może przesłać XML mailem, gdy kupujący nie korzysta jeszcze z KSeF.
Plik XML możesz też otworzyć w przeglądarce, ale zobaczysz wtedy tylko znaczniki w rodzaju P_2, P_13_1 czy P_15. Na fakturze w PDF te pola mają normalne nazwy: numer faktury, wartość netto i kwota do zapłaty.
Faktury z kilku miesięcy naraz
Księgowa poprosiła o wydruk wszystkich faktur kosztowych z kwartału? Zaznacz w oknie wyboru wszystkie pliki XML (Ctrl+A na Windows, Cmd+A na Macu) i wrzuć je jednocześnie. Opcja „Jeden PDF” złoży je w jeden dokument do druku, a „Osobne PDF” przygotuje paczkę ZIP z plikami nazwanymi według numerów faktur.
Inne pliki XML
Konwerter przyjmuje każdy poprawny plik XML. Gdy to nie jest faktura z KSeF, zapisze do PDF czytelny podgląd struktury: elementy z wcięciami i ich wartości. Przyda się przy eksportach z programów, zestawieniach z banku czy plikach konfiguracyjnych, które trzeba komuś pokazać albo wydrukować.
Częste problemy z plikami XML
„Plik nie jest poprawnym XML”
Plik jest niekompletny albo uszkodzony, na przykład pobrał się tylko częściowo. Pobierz go ponownie. Sprawdź też, czy nie jest to plik ZIP z fakturami w środku. Wtedy najpierw go rozpakuj.
Na wydruku nie ma kodu QR
Kody QR do weryfikacji faktury generuje program, który wystawia fakturę i wysyła ją do KSeF. Nasz PDF to czytelna kopia danych z faktury, przydatna do druku, archiwum i przekazania dalej.
Brakuje numeru KSeF
Numer KSeF system nadaje po przyjęciu faktury i nie zapisuje go w treści XML. Znajdziesz go w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie do faktur. Przy pojedynczej fakturze wklej go w pole „Numer KSeF na wydruku”.
Fakturę w PDF możesz potem podpisać, połączyć z innymi dokumentami albo zmniejszyć przed wysłaniem. Gotowe wzory umów i pism znajdziesz w dziale wzory dokumentów.