Świadectwo pracy: kiedy je dostaniesz, co zawiera i jak je sprostować

Świadectwo pracy to dokument, który dostajesz od pracodawcy na koniec każdej umowy o pracę. Potrzebujesz go u kolejnego pracodawcy (do wymiaru urlopu i okresu wypowiedzenia), w urzędzie pracy i w ZUS przy emeryturze. Poniżej terminy z Kodeksu pracy, lista informacji, które musi zawierać, i co zrobić, gdy jest w nim błąd albo gdy świadectwo się zgubiło.

Czym jest świadectwo pracy i komu się należy

Świadectwo pracy potwierdza, jak długo, na jakim stanowisku i w jakim wymiarze czasu pracowałeś u danego pracodawcy oraz jak skończyła się umowa. Zasady wydawania opisuje art. 97 Kodeksu pracy, a szczegółową treść i wzór formularza rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (tekst jednolity Dz.U. z 2024 r. poz. 1016).

Świadectwo należy się przy każdym ustaniu stosunku pracy, niezależnie od tego, kto i jak rozwiązał umowę: wypowiedzenie przez pracownika albo pracodawcę, porozumienie stron, rozwiązanie bez wypowiedzenia, upływ czasu, na jaki była zawarta umowa na czas określony czy zakończenie okresu próbnego. Nie ma znaczenia, czy pracowałeś tydzień, czy dwadzieścia lat.

• Umowa o pracę: świadectwo pracy zawsze.
• Umowa zlecenie, umowa o dzieło, B2B: świadectwa pracy nie ma, bo to nie jest stosunek pracy. Okresy zleceń (zobacz, czym umowa zlecenie różni się od etatu) i działalności potwierdza dziś zaświadczenie z ZUS, więcej niżej, w części o stażu.
• Kolejna umowa u tego samego pracodawcy w ciągu 7 dni: świadectwo dostaniesz tylko na swój wniosek (szczegóły w następnej sekcji).

Wydanie świadectwa nie może zależeć od wcześniejszego rozliczenia się z pracodawcą (art. 97 § 1³ KP). Pracodawca nie może więc wstrzymać dokumentu, bo nie oddałeś laptopa, karty paliwowej czy kluczy. Takie sprawy rozlicza się osobno.

Termin wydania świadectwa pracy

Podstawowa zasada z art. 97 § 1 KP: pracodawca wydaje świadectwo w dniu, w którym ustaje stosunek pracy, jeśli nie zamierza zatrudnić Cię ponownie w ciągu 7 dni. Gdy z obiektywnych przyczyn nie da się go wręczyć tego dnia (na przykład jesteś na zwolnieniu lekarskim i nie przychodzisz do firmy), pracodawca w ciągu 7 dni od tego dnia przesyła je za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza w inny sposób.

7 dni to dni kalendarzowe, nie robocze. Przykład: umowa kończy się w piątek 30 października 2026 r. Pracodawca powinien wręczyć świadectwo tego dnia, a jeśli nie może, ma czas na wysłanie go do piątku 6 listopada 2026 r.

Gdy podpisujesz kolejną umowę u tego samego pracodawcy w ciągu 7 dni, świadectwo nie powstaje automatycznie. Możesz o nie poprosić w każdym momencie, w postaci papierowej albo elektronicznej, za poprzedni okres albo za wszystkie okresy, za które go jeszcze nie dostałeś. Pracodawca ma wtedy 7 dni od wniosku. Zasada „24 miesięcy”, o której można przeczytać w starszych poradnikach, już nie obowiązuje.

Świadectwo papierowe czy elektroniczne i jak do Ciebie trafia

W praktyce większość firm wydaje świadectwo na papierze, z podpisem osoby upoważnionej. Dopuszczalna jest też postać elektroniczna, ale tylko z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bo to odpowiednik formy pisemnej. Zwykły mail z zeskanowanym dokumentem albo plik bez podpisu kwalifikowanego nie spełnia wymogów. Nie wystarczy też podpis zaufany: działa w sprawach urzędowych, ale nie zastępuje formy pisemnej między pracodawcą a pracownikiem (więcej w poradniku jak podpisać PDF profilem zaufanym).

Oryginał trafia do Ciebie, a jego kopia do części akt osobowych dotyczącej ustania zatrudnienia. Świadectwo możesz odebrać osobiście (warto podpisać potwierdzenie odbioru z datą, bo od niej liczą się Twoje terminy na sprostowanie) albo otrzymać listem poleconym. Nie możesz przyjść po odbiór? Świadectwo może odebrać inna osoba z Twoim pisemnym upoważnieniem.

Co zawiera świadectwo pracy

Art. 97 § 2 KP wymienia dane podstawowe, a § 2 rozporządzenia rozbija je na ponad 20 punktów. Najważniejsze z nich:

• okresy zatrudnienia u tego pracodawcy i wymiar czasu pracy (pełny etat, pół etatu),
• rodzaj wykonywanej pracy, stanowiska i funkcje,
• tryb i podstawę prawną rozwiązania albo wygaśnięcia umowy oraz informację, kto ją wypowiedział,
• urlop wypoczynkowy przysługujący i wykorzystany w roku, w którym skończyła się umowa (w tym urlop na żądanie),
• urlop bezpłatny, ojcowski, rodzicielski i wychowawczy, a także urlop opiekuńczy i zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej wykorzystane w danym roku,
• dni opieki nad dzieckiem (art. 188 KP) i dni pracy zdalnej okazjonalnej wykorzystane w roku zakończenia pracy,
• liczbę dni, za które dostałeś wynagrodzenie chorobowe w roku zakończenia umowy (art. 92 KP),
• okresy nieskładkowe ważne przy emeryturze i rencie, okresy służby wojskowej i pracy w szczególnych warunkach,
• informację o zajęciu wynagrodzenia przez komornika i o niewypłaconych należnościach,
• na Twoje żądanie: wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje.

Na końcu musi być pouczenie o prawie do sprostowania i do odwołania do sądu pracy. Te dane mają praktyczne znaczenie u kolejnego pracodawcy: na ich podstawie oblicza on, ile dni urlopu zostało Ci jeszcze w tym roku, i czy nie wykorzystałeś już dni opieki na dziecko.

Jedyna „ocena”, jaka może pojawić się w świadectwie, to podstawa prawna rozwiązania umowy. Przy dyscyplinarce będzie to art. 52 KP. Jeśli sąd pracy uzna, że zwolnienie bez wypowiedzenia z Twojej winy było niezgodne z prawem, pracodawca wydaje nowe świadectwo z informacją, że umowę rozwiązał za wypowiedzeniem (art. 97 § 3 KP).

Wzór świadectwa pracy: skąd go wziąć i co sprawdzić

Świadectwa nie pisze się dowolnie. Obowiązkowy wzór formularza jest załącznikiem do rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, a pracodawca musi trzymać się jego układu i kolejności punktów. Aktualną wersję znajdziesz w tekście jednolitym rozporządzenia w Dzienniku Ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1016). Programy kadrowe i biura rachunkowe generują go automatycznie, więc w małej firmie najczęściej dostaniesz wydruk z takiego programu.

Jako pracownik nie wypełniasz świadectwa, ale zanim je podpiszesz na potwierdzeniu odbioru, przejrzyj pięć rzeczy, które przepisze kolejny pracodawca:

• Daty zatrudnienia: pierwszy i ostatni dzień umowy, a przy kilku umowach u tej samej firmy każdy okres osobno.
• Wymiar etatu: pełny etat, 1/2, 3/4. Od niego zależy urlop proporcjonalny.
• Urlop w ostatnim roku: ile dni przysługiwało i ile wykorzystałeś, łącznie z urlopem na żądanie.
• Tryb i podstawa rozwiązania umowy: kto wypowiedział i na podstawie którego artykułu Kodeksu pracy.
• Dni wynagrodzenia chorobowego w roku zakończenia pracy. Nowy pracodawca liczy od nich swój limit 33 dni.

Błąd w świadectwie pracy: sprostowanie krok po kroku

Pomyłka w dacie zatrudnienia, wymiarze etatu, liczbie dni urlopu czy podstawie rozwiązania umowy to nie drobiazg. Zła liczba wykorzystanych dni urlopu oznacza, że nowy pracodawca da Ci za mało wolnego, a błędny tryb rozwiązania umowy może utrudnić rejestrację w urzędzie pracy. Procedura jest prosta:

1. Wniosek do pracodawcy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa (art. 97 § 2¹ KP). Wystarczy krótkie pismo albo wiadomość elektroniczna: co jest błędne i jak powinno brzmieć.
2. Odpowiedź pracodawcy w ciągu 7 dni. Jeśli przyzna Ci rację, wydaje nowe świadectwo, a stare usuwa z akt i niszczy. Jeśli odmawia, zawiadamia Cię o tym na piśmie albo elektronicznie (§ 7 ust. 1 rozporządzenia).
3. Pozew do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie. Gdy pracodawca w ogóle nie odpowiedział, możesz od razu wystąpić do sądu z żądaniem sprostowania.
4. Nowe świadectwo w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się wyroku, który nakazuje sprostowanie.

Pozew składasz w sądzie rejonowym (wydział pracy) właściwym dla siedziby pracodawcy albo miejsca, w którym pracowałeś. Pracownik nie płaci opłaty sądowej, jeśli wartość sporu nie przekracza 50 000 zł, a sprawy o sprostowanie świadectwa mieszczą się w tym limicie.

Pracodawca nie wydał świadectwa: co możesz zrobić

Najpierw upomnij się na piśmie i wyznacz krótki termin. Jeśli to nie pomoże, masz trzy narzędzia:

• Sąd pracy. Możesz żądać zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa. Gdy pracodawca już nie istnieje albo pozwanie go jest niemożliwe z innych przyczyn, sąd może ustalić Twoje uprawnienie do otrzymania świadectwa (art. 97¹ KP). Takie żądania możesz zgłosić do upływu terminów przedawnienia.
• Odszkodowanie. Za niewydanie świadectwa w terminie albo wydanie niewłaściwego przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, maksymalnie za 6 tygodni (art. 99 KP). Trzeba wykazać, że brak świadectwa rzeczywiście utrudnił Ci znalezienie pracy, na przykład nowy pracodawca wstrzymał zatrudnienie.
• Państwowa Inspekcja Pracy. Niewydanie świadectwa w terminie to wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 KP). Skarga do okręgowego inspektoratu PIP jest bezpłatna.

Zgubione świadectwo pracy: jak je odzyskać

Prawo nie przewiduje „duplikatu” wprost, ale pracodawca przechowuje kopię świadectwa w aktach osobowych i zwykle bez problemu wyda odpis albo poświadczoną kopię. Wystarczy prośba na piśmie lub mailem z imieniem, nazwiskiem, datą urodzenia i okresem zatrudnienia. Duplikat powinien zawierać te same dane co oryginał, w tym datę wystawienia pierwotnego dokumentu.

Gorzej, gdy firmy już nie ma. Wtedy:

1. Sprawdź bazę zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy na stronie ZUS. Przy każdym wpisie jest informacja, kto przechowuje dokumentację.
2. Przejrzyj rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzony przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych.
3. Zapytaj w archiwum państwowym właściwym dla siedziby dawnego pracodawcy albo u syndyka czy likwidatora.
4. Gdy dokumentów nie ma nigdzie, pozostaje sąd pracy (ustalenie uprawnienia do świadectwa, art. 97¹ § 2 KP) albo, przy emeryturze, dowodzenie stażu innymi dokumentami i zeznaniami świadków.

Ile to trwa? Akta osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. pracodawca przechowuje co do zasady 10 lat od końca roku, w którym skończyła się praca. Przy starszych zatrudnieniach okres wynosi często 50 lat, dlatego dokumenty sprzed lat zwykle wciąż da się odnaleźć.

Świadectwo pracy, staż i urlop: co się zmieniło w 2026 roku

Świadectwa pracy z wcześniejszych etatów są podstawą do ustalenia Twojego stażu, a od stażu zależy wymiar urlopu (20 albo 26 dni), długość okresu wypowiedzenia, dodatek stażowy czy nagroda jubileuszowa. Szczegółowo liczymy to w artykule ile dni urlopu Ci przysługuje, a o terminach wypowiedzenia piszemy w tekście okres wypowiedzenia umowy o pracę.

Od 2026 roku do stażu pracy wliczają się też okresy, za które świadectwa pracy nie ma: umowy zlecenia, umowy agencyjne, prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej i współpraca przy niej, a także udokumentowana praca za granicą na innej podstawie niż umowa o pracę (nowy art. 302¹ KP, ustawa z 26 września 2025 r.). Nowe zasady stosują pracodawcy z sektora finansów publicznych od 1 stycznia 2026 r., a pozostali od 1 maja 2026 r.

• Okresy umów o pracę potwierdzasz, tak jak dotąd, świadectwami pracy.
• Okresy zleceń i działalności potwierdza zaświadczenie z ZUS. Wniosek USP składasz elektronicznie na swoim profilu w eZUS (PUE ZUS), tam też trafia gotowe zaświadczenie. USP dotyczy okresów od 1 stycznia 1999 r., na wcześniejsze lata ZUS ma osobny wniosek, także składany przez eZUS.
• Na dostarczenie dokumentów pracodawcy masz 24 miesiące od 1 stycznia 2026 r. albo od 1 maja 2026 r., zależnie od rodzaju pracodawcy. Okresów nieudokumentowanych w tym czasie pracodawca nie wliczy.

Jak przechowywać świadectwa pracy

Świadectwa przydadzą się jeszcze przy emeryturze, więc oryginały trzymaj w jednej teczce, w kolejności chronologicznej. Dobrze mieć też kopię cyfrową: zeskanuj każde świadectwo telefonem i zapisz jako jeden plik PDF, a potem schowaj go w chmurze. Jak to zrobić w kilka minut, pokazujemy w poradniku jak zrobić PDF ze zdjęć. Skan nie zastąpi oryginału w ZUS, ale ułatwi wysłanie kopii nowemu pracodawcy i odszukanie danych, gdy oryginał zaginie.

Odchodzisz z pracy? Gotowe pismo znajdziesz we wzorze wypowiedzenie umowy o pracę. Pobierzesz je w PDF i DOCX albo wypełnisz online, a świadectwo pracy dostaniesz w ostatnim dniu okresu wypowiedzenia.

Przydatne wzory i poradniki

• Wypowiedzenie umowy o pracę
• Wniosek o urlop
• Ile dni urlopu przysługuje
• Okres wypowiedzenia umowy o pracę

Najczęstsze pytania