Żeby zapisać prezentację PowerPoint jako PDF, wybierz Plik > Eksportuj > Utwórz dokument PDF/XPS albo „Zapisz jako” z typem PDF. Jeden slajd trafi na jedną stronę, a układ, kolory i czcionki zostaną zachowane. Taki plik otworzy się tak samo na każdym komputerze, telefonie i rzutniku, nawet bez PowerPointa, dlatego właśnie do wysyłania dokumentów używa się PDF. Poniżej opcje, które warto zmienić, i to, czego PDF nie przeniesie.
Najszybszy sposób: PPTX na PDF w PowerPoincie
- Otwórz prezentację w PowerPoincie.
- Wybierz „Plik > Eksportuj > Utwórz dokument PDF/XPS” albo „Plik > Zapisz jako” i w polu typu pliku ustaw PDF.
- Wybierz folder i nazwę pliku.
- Kliknij „Opcje”, jeśli chcesz dodać notatki, ukryte slajdy albo kilka slajdów na stronę (opis niżej).
- Kliknij „Publikuj” lub „Zapisz”.
To wszystko. Jeden slajd trafia na jedną stronę PDF, a układ, kolory i czcionki zostają zachowane. Ten sam sposób działa dla starszych plików PPT: otwierasz, eksportujesz, gotowe.
| Program | Gdzie szukać | Notatki w PDF |
|---|---|---|
| PowerPoint (Windows) | „Plik > Eksportuj” lub „Zapisz jako” | Tak |
| PowerPoint (Mac) | „Plik > Eksportuj”, format PDF | Częściowo |
| Keynote | „Plik > Eksportuj do > PDF” | Tak |
| Prezentacje Google | „Plik > Pobierz > Dokument PDF” | Częściowo |
| LibreOffice Impress | „Plik > Eksportuj jako > Eksportuj jako PDF” | Tak |
Opcje eksportu, które warto znać
Standardowy czy minimalny rozmiar
W oknie zapisu PowerPoint pyta o optymalizację. Wariant standardowy zachowuje zdjęcia w dobrej jakości i nadaje się do druku. Minimalny rozmiar mocniej kompresuje obrazy, więc plik jest lżejszy i łatwiej go wysłać mailem albo wrzucić na platformę uczelni. Jeśli prezentacja składa się głównie z tekstu i ikon, różnica w jakości będzie niewielka. Przy slajdach pełnych zdjęć zostań przy standardowym.
Zakres i slajdy ukryte
Po kliknięciu „Opcje” wybierzesz zakres slajdów (wszystkie, bieżący, wybrane numery). Domyślnie slajdy ukryte nie trafiają do PDF. Jeśli chowasz w prezentacji slajdy zapasowe z dodatkowymi danymi i chcesz je dołączyć, zaznacz opcję uwzględnienia ukrytych slajdów.
Co publikować: slajdy, materiały informacyjne, notatki
W tych samych opcjach jest lista „Publikuj co”. Do wyboru masz zwykle:
- Slajdy: jeden slajd na stronę, klasyczny wariant.
- Materiały informacyjne: kilka slajdów na jednej kartce (np. 2, 3, 4, 6 lub 9). Przy 3 slajdach na stronę obok każdego pojawiają się linie na notatki, co studenci lubią przy drukowaniu wykładów.
- Strony notatek: slajd u góry, a pod nim notatki prelegenta.
- Widok konspektu: sam tekst ze slajdów, bez grafiki.
Notatki prelegenta w PDF
Notatki z dolnego panelu PowerPointa nie trafiają do zwykłego PDF. Żeby je zapisać, wybierz w opcjach eksportu „Strony notatek”. Każda strona PDF będzie wtedy zawierała miniaturę slajdu i Twój tekst pod spodem. Taki plik to wygodna ściągawka na wystąpienie albo materiał dla osoby, która nie była na prezentacji.
W PowerPoincie na Macu eksport stron notatek bywa ograniczony. Pewną drogą jest „Plik > Drukuj”, w ustawieniach układu wybranie notatek, a następnie w lewym dolnym rogu okna drukowania „PDF > Zapisz jako PDF”.
W Prezentacjach Google notatki dodasz przez „Plik > Ustawienia drukowania i podgląd” (w zależności od wersji menu może nazywać się nieco inaczej), wybierając układ z notatkami, a potem pobierając wynik jako PDF.
PowerPoint na PDF w innych programach
Keynote na Macu i iPhonie
W Keynote wybierz „Plik > Eksportuj do > PDF”. W oknie eksportu możesz dołączyć notatki prezentera, pominięte slajdy oraz zapisać każdy etap animacji jako osobną stronę. Ta ostatnia opcja przydaje się, gdy slajd buduje się stopniowo, a chcesz, żeby czytelnik zobaczył kolejne kroki. Keynote otworzy też plik PPTX, więc możesz go użyć do konwersji prezentacji z PowerPointa.
Prezentacje Google
„Plik > Pobierz > Dokument PDF (.pdf)”. Zanim pobierzesz, sprawdź czcionki: jeśli wgrałeś PPTX z fontem, którego Google nie zna, zostanie on podmieniony już na etapie importu i taki trafi do PDF.
LibreOffice Impress
Darmowy pakiet LibreOffice otwiera PPT i PPTX. Wybierz „Plik > Eksportuj jako > Eksportuj jako PDF”. W zakładce „Ogólne” znajdziesz opcje eksportu notatek i ukrytych stron oraz ustawienie kompresji obrazów. Złożone animacje i efekty SmartArt mogą wyglądać nieco inaczej niż w PowerPoincie, więc przejrzyj wynik.
Telefon
W aplikacji PowerPoint na Androida i iPhone'a poszukaj w menu pliku opcji eksportu lub udostępniania w formacie PDF. Jeśli jej nie ma, otwórz prezentację, wybierz „Drukuj” i zapisz wynik jako PDF (na Androidzie drukarka „Zapisz jako PDF”, na iPhonie przycisk udostępniania w podglądzie wydruku i „Zachowaj w Plikach”). Gdyby gotowy plik nie chciał się potem otworzyć na telefonie, zajrzyj do poradnika jak otworzyć plik PDF.
Co się traci przy zamianie PPTX na PDF
PDF to format statyczny: jedna strona to jeden obraz slajdu w stanie końcowym. Dlatego:
- Animacje i przejścia znikają. Na stronie widać slajd w ostatecznej postaci, ze wszystkimi elementami naraz.
- Wideo i dźwięk nie działają. W miejscu filmu zostaje jego pierwsza klatka lub ustawiona miniatura. Jeśli film jest ważny, dodaj na slajdzie link do YouTube albo do pliku w chmurze.
- Linki do stron internetowych zwykle zostają klikalne. Przyciski akcji przenoszące między slajdami bywają zawodne.
- Komentarze z prezentacji nie trafiają do PDF.
Jeśli zależy Ci na animacjach i filmach, nie wysyłaj PDF, tylko plik PPTX albo nagranie prezentacji w formie wideo. Gdy PDF z prezentacji jest za duży do maila albo platformy uczelni, zmniejszysz go w Kompresja PDF, a więcej sposobów opisujemy w tekście jak zmniejszyć rozmiar PDF.
Czcionki: dlaczego PDF czasem wygląda inaczej
Przy eksporcie do PDF PowerPoint osadza użyte czcionki w pliku, o ile pozwala na to licencja fontu. Dzięki temu odbiorca widzi dokładnie to, co Ty, nawet jeśli nie ma tych czcionek u siebie. Problem pojawia się, gdy czcionki nie masz na swoim komputerze, bo dostałeś prezentację od kogoś innego. PowerPoint podstawia wtedy zamiennik jeszcze przed eksportem i to on trafia do PDF.
Opcja „Osadź czcionki w pliku” w „Plik > Opcje > Zapisywanie” dotyczy samego pliku PPTX. Jeśli przekazujesz komuś prezentację do dalszej pracy, włącz ją, a odbiorca będzie mógł poprawnie wyeksportować PDF u siebie.
Odwrotny kierunek: z PDF z powrotem do PowerPointa
Zdarza się, że masz tylko PDF, a musisz coś zmienić na slajdzie. Wtedy skorzystaj z konwertera PDF na PowerPoint, który zamienia strony z powrotem na slajdy PPTX. Czym różni się plik edytowalny od PDF, wyjaśniamy na przykładzie Worda w tekście czym różni się PDF od DOC. Pamiętaj, że animacje utracone przy eksporcie nie wrócą, trzeba je dodać ponownie. Jeśli zamiast slajdów potrzebujesz pojedynczych grafik, zajrzyj do poradnika PDF na obraz: JPG czy PNG.
