Word na PDF zamienisz w samym Wordzie: otwórz dokument, wybierz „Plik > Zapisz jako” i w polu typu pliku ustaw PDF. Nie masz Worda? Ten sam efekt da darmowy Word w przeglądarce, Dokumenty Google albo LibreOffice. Niżej ścieżki dla każdego programu i telefonu oraz sposoby na typowe wpadki: nieklikalne linki, pustą stronę na końcu i nazwisko autora ukryte we właściwościach pliku.
Najszybszy sposób: Word na PDF w Windows
- Otwórz dokument w Wordzie.
- Wybierz „Plik > Zapisz jako” (lub „Zapisz kopię”) i wskaż folder.
- W polu „Zapisz jako typ” wybierz „PDF (*.pdf)”.
- Ustaw optymalizację (standardowa albo minimalny rozmiar) i, jeśli trzeba, kliknij „Opcje”.
- Kliknij „Zapisz”.
Alternatywnie: „Plik > Eksportuj > Utwórz dokument PDF/XPS”. Efekt jest ten sam. Oryginalny DOCX zostaje na dysku, a obok powstaje nowy plik PDF.
| Gdzie pracujesz | Ścieżka | Opcje PDF |
|---|---|---|
| Word na Windows | „Plik > Zapisz jako > PDF” | Pełne |
| Word na Macu | „Plik > Zapisz jako”, format PDF | Częściowo |
| Word w przeglądarce | „Plik”, pobieranie jako PDF | Brak |
| Dokumenty Google | „Plik > Pobierz > Dokument PDF” | Brak |
| LibreOffice Writer | „Plik > Eksportuj jako > Eksportuj jako PDF” | Pełne |
Word na PDF bez Worda: online i za darmo
Płatny pakiet Office nie jest potrzebny. Do zwykłego pisma, CV czy pracy zaliczeniowej wystarczy jedna z trzech darmowych dróg:
- Word w przeglądarce: zaloguj się darmowym kontem Microsoft na office.com, wgraj plik do OneDrive, otwórz go i w menu „Plik” wybierz pobranie jako PDF. Układ dokumentu zostaje taki sam jak w Wordzie na komputerze.
- Dokumenty Google: wgraj DOCX na Dysk Google, otwórz go w Dokumentach i wybierz „Plik > Pobierz > Dokument PDF”. Dobre na telefonie i Chromebooku.
- LibreOffice: darmowy program na Windows, Maca i Linuksa. Działa bez internetu i ma najwięcej opcji eksportu, łącznie z PDF/A.
Są też konwertery online, do których wrzucasz plik i od razu pobierasz PDF. Wygodne, ale plik trafia wtedy na serwer obcej firmy. Umowę z PESEL czy CV z adresem domowym lepiej zamienić w jednym z programów powyżej.
Opcje zapisu, które mają znaczenie
Optymalizacja
Wariant standardowy (publikowanie online i drukowanie) zachowuje obrazy w dobrej jakości. Minimalny rozmiar mocniej kompresuje grafiki. Przy tekście bez zdjęć różnica w wadze jest znikoma, więc zostań przy standardowym. Minimalny rozmiar przydaje się, gdy dokument ma dużo zdjęć, a formularz w urzędzie lub na uczelni ma limit rozmiaru załącznika.
Okno „Opcje”
- Zakres stron: cały dokument, bieżąca strona albo wybrany przedział. Przydatne, gdy chcesz wysłać tylko jeden rozdział.
- Tworzenie zakładek z nagłówków: jeśli używasz stylów „Nagłówek 1”, „Nagłówek 2”, PDF dostanie klikalny spis treści w panelu bocznym. W pracy dyplomowej i dłuższym raporcie to ogromna wygoda dla czytelnika.
- Właściwości dokumentu: tytuł, autor, firma trafiają do metadanych PDF. Więcej o tym niżej.
- Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu: pomagają czytnikom ekranu. Zostaw włączone.
- Zgodność z PDF/A (norma ISO 19005): tworzy plik archiwalny z osadzonymi czcionkami i bez elementów zależnych od zewnętrznych zasobów. Czym jest ten format i kiedy się go wymaga, wyjaśniamy w tekście PDF/A: co to jest.
Word na Macu, w przeglądarce i w Dokumentach Google
Word na Macu
Wybierz „Plik > Zapisz jako”, a w polu formatu pliku ustaw PDF. Word na Macu zwykle pyta, czy plik ma być najlepszy do drukowania, czy do dystrybucji elektronicznej i ułatwień dostępu. Ta druga opcja zachowuje linki i strukturę dokumentu, ale może wymagać połączenia z internetem, bo korzysta z usługi Microsoftu. Możesz też użyć „Plik > Drukuj”, a w lewym dolnym rogu „PDF > Zapisz jako PDF”, jednak wtedy linki często przestają działać.
Word w przeglądarce (Microsoft 365)
Otwórz dokument na OneDrive, wejdź w menu „Plik” i wybierz pobranie jako PDF. Plik trafi do folderu pobranych. Opcji zaawansowanych tu nie ma, ale do zwykłego pisma w zupełności wystarcza.
Dokumenty Google
„Plik > Pobierz > Dokument PDF (.pdf)”. Jeśli dostałeś plik DOCX, najpierw otwórz go w Dokumentach Google. Sprawdź czcionki, bo nietypowe fonty mogą zostać podmienione już przy imporcie.
LibreOffice Writer
Darmowy LibreOffice otwiera DOCX i eksportuje do PDF z rozbudowanymi ustawieniami: kompresja obrazów, PDF/A, zakładki, komentarze. Przy skomplikowanym układzie (pływające obrazy, tabele w kolumnach) przejrzyj wynik, bo LibreOffice może rozmieścić elementy odrobinę inaczej niż Word.
Word na PDF na telefonie
W aplikacji Word na Androida i iPhone'a otwórz dokument, wejdź w menu pliku i poszukaj opcji eksportu lub udostępniania jako PDF. Jeśli jej nie widzisz, użyj drukowania:
- Android: „Drukuj”, następnie jako drukarkę wybierz „Zapisz jako PDF” i stuknij ikonę PDF.
- iPhone: „Drukuj”, potem przycisk udostępniania w podglądzie wydruku i „Zachowaj w Plikach”.
Te same kroki zadziałają w Dokumentach Google na telefonie.
Typowe problemy przy zapisie DOCX do PDF
Rozjechane czcionki
Word przy zapisie do PDF osadza czcionki, jeśli pozwala na to ich licencja. Gdy licencja tego zabrania, w opcjach możesz włączyć zamianę tekstu na mapę bitową, czyli obraz. Wygląd zostanie zachowany, ale tego fragmentu nie da się zaznaczyć ani przeszukać. Najprościej używać popularnych czcionek dostępnych w systemie. Jeśli dokument przyszedł od kogoś innego i nie masz jego fontów, Word podstawi zamienniki już przed zapisem.
Linki nie są klikalne
Najczęstsza przyczyna to zapis przez drukowanie („Microsoft Print to PDF” albo „Drukuj > Zapisz jako PDF”). Drukarka wirtualna tworzy obraz strony bez interaktywnych elementów. Używaj „Zapisz jako” lub „Eksportuj”, a linki zostaną zachowane.
Zmiany śledzone i komentarze w PDF
Jeśli w dokumencie są poprawki w trybie śledzenia zmian, mogą trafić do PDF jako kolorowe dymki na marginesie. Przed zapisem zaakceptuj lub odrzuć zmiany na karcie „Recenzja” i usuń komentarze. W opcjach zapisu ustaw publikowanie samego dokumentu, bez adiustacji.
Metadane z nazwiskiem autora
PDF dziedziczy właściwości dokumentu: autora, firmę, czasem nazwę konta Microsoft z cudzego komputera. Przed wysłaniem CV albo anonimowej pracy sprawdź „Plik > Informacje” i użyj „Sprawdź, czy są problemy > Przeprowadź inspekcję dokumentu”, aby usunąć dane osobowe. Możesz też odznaczyć właściwości dokumentu w opcjach zapisu PDF.
Pusta strona na końcu PDF
Word lubi zostawiać pusty akapit za tabelą albo za podziałem strony. W dokumencie go nie widać, ale w PDF pojawia się dodatkowa, biała strona. Włącz pokazywanie znaków niedrukowanych (przycisk ¶ na karcie „Narzędzia główne”), znajdź zbędny znak akapitu lub podział strony na końcu i usuń go. Jeśli akapit stoi bezpośrednio pod tabelą i nie da się go skasować, zmniejsz jego czcionkę do 1 punktu.
Inny układ niż na ekranie
Gdy PDF różni się od tego, co widzisz w Wordzie, sprawdź rozmiar papieru w „Układ > Rozmiar”. Dokument przygotowany w formacie Letter (amerykańskim) po zapisie będzie miał inne marginesy niż A4, a w polskich urzędach i na uczelniach oczekuje się A4.
Gotowy PDF: łączenie, kompresja i powrót do Worda
Gdy masz PDF, a musisz w nim coś poprawić, skorzystaj z konwertera PDF na Word, który odtworzy edytowalny plik DOCX. Różnice między oboma formatami i to, kiedy który wysyłać, opisujemy w artykule czym różni się PDF od DOC. Jeśli przygotowujesz dokument aplikacyjny, przyda się też poradnik CV w PDF.
Masz kilka dokumentów, na przykład wniosek i załączniki zapisane osobno? Zapisz każdy jako PDF, a potem połącz pliki PDF w jeden w odpowiedniej kolejności. Gdy wynik jest za ciężki do maila albo formularza, przepuść go przez kompresję PDF.
