PDF/A to odmiana formatu PDF do długoterminowej archiwizacji, opisana w normie ISO 19005. Taki plik ma w sobie wszystkie czcionki i kolory, nie może mieć hasła ani skryptów, więc za 20 czy 50 lat otworzy się dokładnie tak samo jak dziś. Wymagają go niektóre uczelnie przy pracach dyplomowych, archiwa i część przetargów. Zapiszesz go za darmo w Wordzie albo LibreOffice.
PDF/A w skrócie
PDF/A to odmiana formatu PDF przeznaczona do długoterminowej archiwizacji. Opisuje ją międzynarodowa norma ISO 19005. Litera „A” pochodzi od słowa „archive”. Celem jest to, żeby dokument otwarty za 20 czy 50 lat wyglądał dokładnie tak samo jak dziś, niezależnie od programu, systemu i czcionek zainstalowanych na komputerze.
Żeby to zagwarantować, PDF/A musi zawierać w sobie wszystko, czego potrzebuje do wyświetlenia, i nie może polegać na niczym z zewnątrz. Najważniejsze zasady:
- Osadzone czcionki. Wszystkie użyte kroje pisma są zapisane w pliku, więc tekst nie zmieni wyglądu na innym komputerze.
- Brak szyfrowania. Pliku nie można zabezpieczyć hasłem, bo za kilkadziesiąt lat nikt może go nie znać.
- Brak JavaScriptu i innych elementów wykonywalnych.
- Brak treści zewnętrznych. Dokument nie może pobierać obrazów, czcionek ani innych danych spoza pliku. Zwykłe linki do stron internetowych są dozwolone.
- Kolory określone w sposób niezależny od urządzenia, czyli z profilem kolorów, dzięki któremu wydruk i ekran pokażą to samo.
- Metadane w standardowym formacie, na przykład tytuł i autor.
Jeśli chcesz najpierw odświeżyć podstawy samego formatu, zajrzyj do tekstu PDF: co to znaczy, a historię formatu opisujemy w artykule kto stworzył PDF.
Czym PDF/A różni się od zwykłego PDF
| Cecha | Zwykły PDF | PDF/A |
|---|---|---|
| Osadzone wszystkie czcionki | Częściowo | Tak |
| Hasło i szyfrowanie | Tak | Nie |
| JavaScript, formularze z kodem | Tak | Nie |
| Audio i wideo | Tak | Nie |
| Załączniki w pliku | Tak | Zależnie od wersji |
| Gwarancja identycznego wyglądu po latach | Nie | Tak |
| Rozmiar pliku | Mniejszy | Zwykle nieco większy |
PDF/A otworzysz w każdym czytniku PDF. Dla osoby, która go czyta, wygląda jak zwykły dokument, a niektóre programy (na przykład Acrobat Reader) wyświetlają tylko pasek z informacją, że plik jest zgodny z PDF/A i otwarto go w trybie tylko do odczytu.
Wersje PDF/A: 1b, 2b, 3b i litery a, u
Norma ma kilka części, a każda kolejna dopuszcza nieco więcej:
- PDF/A 1 (ISO 19005 część 1, rok 2005): najstarsza i najbardziej restrykcyjna, oparta na PDF 1.4. Nie pozwala na przezroczystość ani warstwy.
- PDF/A 2 (2011): oparta na nowszym PDF, dopuszcza przezroczystość, warstwy, kompresję JPEG 2000 i załączanie innych plików PDF/A. Dziś najczęściej wybierana.
- PDF/A 3 (2012): jak PDF/A 2, ale pozwala osadzić w pliku dowolny załącznik, na przykład XML z danymi faktury albo arkusz źródłowy.
- PDF/A 4 (2020): najnowsza, oparta na PDF 2.0, na razie rzadziej wymagana.
Litera po numerze oznacza poziom zgodności. b (basic) gwarantuje wierne odwzorowanie wyglądu i w praktyce to ten poziom spotkasz najczęściej, na przykład PDF/A 1b lub PDF/A 2b. u dodaje wymóg, żeby tekst dało się poprawnie wyszukać i skopiować (Unicode). a (accessible) wymaga pełnej struktury dokumentu, czyli oznaczonych nagłówków, akapitów i tekstów alternatywnych, co ułatwia korzystanie z czytników ekranu.
Kiedy PDF/A jest wymagany
Prace dyplomowe
Wiele uczelni wymaga przesłania pracy jako pliku PDF do systemu antyplagiatowego (najczęściej JSA, czyli Jednolity System Antyplagiatowy) i do archiwum prac dyplomowych, na przykład APD w USOS. Czy musi to być PDF/A i w której wersji, zależy od konkretnej uczelni. Sprawdź regulamin dyplomowania lub zarządzenie rektora i zapytaj w dziekanacie, jeśli zapis jest niejasny. Często większe znaczenie ma to, żeby tekst był zaznaczalny (nie skan) i żeby plik nie był zabezpieczony hasłem.
Sądy, urzędy i archiwa
Instytucje, które muszą przechowywać dokumenty przez wiele lat, chętnie wymagają lub zalecają PDF/A. Dotyczy to części archiwów, repozytoriów naukowych i dokumentacji przekazywanej do długiego przechowywania.
Dokumentacja firmowa i przetargi
Firmy archiwizują w PDF/A umowy, dokumentację techniczną czy protokoły. W zamówieniach publicznych format dokumentów określa zamawiający w specyfikacji, więc wymóg PDF/A pojawia się w jednych postępowaniach, a w innych nie. Zawsze czytaj SWZ.
Jak zapisać w PDF/A w Wordzie
Word na Windows ma wbudowaną opcję zapisu w PDF/A:
- Wybierz „Plik > Zapisz jako” (lub „Zapisz kopię”) i wskaż folder.
- W polu „Zapisz jako typ” wybierz „PDF (*.pdf)”.
- Kliknij przycisk „Opcje”.
- Zaznacz pole zgodności z PDF/A. W starszych wersjach Worda opisane jest jako zgodność ze standardem ISO 19005, w nowszych Microsoft 365 krócej, jako zgodność z PDF/A.
- Kliknij „OK”, a potem „Zapisz”.
Jeśli nie widzisz tej opcji (bywa tak w Wordzie na Macu), użyj LibreOffice. Ogólne kroki zapisu dokumentu do PDF opisujemy w poradniku jak zapisać Word jako PDF, a różnice między plikiem Worda i PDF w tekście czym różni się PDF od DOC.
Jak zapisać PDF/A w LibreOffice
Darmowy LibreOffice (Writer, Calc, Impress) daje większą kontrolę, bo pozwala wybrać konkretną wersję normy.
- Otwórz dokument i wybierz „Plik > Eksportuj jako > Eksportuj jako PDF”.
- Na karcie „Ogólne” ustaw PDF/A. W nowszych wersjach wybierasz go z listy wersji PDF (na przykład PDF/A 2b), w starszych zaznaczasz pole „Archiwum (PDF/A, ISO 19005)” i wybierasz wersję obok.
- Kliknij „Eksportuj” i zapisz plik.
LibreOffice otworzy też pliki .docx, więc możesz w nim wyeksportować pracę napisaną w Wordzie. Przed eksportem przejrzyj dokument, bo przy skomplikowanym formatowaniu układ może się minimalnie przesunąć.
Jak sprawdzić, czy plik naprawdę jest PDF/A
To, że program zapisał plik „jako PDF/A”, nie zawsze oznacza pełną zgodność z normą. Do sprawdzenia służy veraPDF: darmowy walidator o otwartym kodzie, rozwijany przy udziale PDF Association. Działa na Windows, macOS i Linuksie.
- Zainstaluj veraPDF i uruchom wersję z interfejsem graficznym.
- Wskaż plik PDF i wybierz profil walidacji (na przykład PDF/A 2B) albo automatyczne wykrywanie.
- Kliknij „Validate” i przeczytaj raport. Zielony wynik oznacza zgodność, a lista błędów pokaże, co poprawić, na przykład nieosadzoną czcionkę.
Konwersja istniejącego PDF na PDF/A
Najprościej wrócić do pliku źródłowego (Word, LibreOffice) i wyeksportować go ponownie jako PDF/A. Gdy masz tylko gotowy PDF, sprawa jest trudniejsza. Płatny Adobe Acrobat ma do tego gotową funkcję zapisu jako PDF/A. Darmowy Ghostscript też potrafi przepisać plik do PDF/A, ale wymaga ustawień w wierszu poleceń i pliku z profilem kolorów, więc to opcja dla zaawansowanych. W każdym przypadku wynik sprawdź w veraPDF. Jeśli oryginał jest zaszyfrowany, najpierw usuń hasło (opisujemy to w tekście jak usunąć hasło z PDF), bo PDF/A szyfrowania nie dopuszcza.
Typowe błędy
- Zmiana rozszerzenia lub nazwy pliku na „praca_PDFA.pdf” nie czyni z niego PDF/A.
- Skan jako PDF/A. Formalnie może być zgodny, ale bez warstwy tekstowej system antyplagiatowy nic nie przeczyta. Tekst w skanie rozpoznasz dzięki OCR PDF.
- Hasło na pliku z pracą dyplomową. Zablokuje zarówno zgodność z PDF/A, jak i wgranie do systemu uczelni.
- Edycja PDF/A w innym programie i ponowny zapis może usunąć zgodność. Po każdej zmianie sprawdź plik w veraPDF.
