PDF i DOC/DOCX często krążą w tych samych mailach, umowy, CV, oferty, ale służą do czego innego. Jeden chroni wygląd, drugi ułatwia edycję.
do wysyłki i archiwum
w Word / Google Docs
poprawić treść PDF
Krótka odpowiedź
PDF to format prezentacji i wymiany gotowego dokumentu: strony wyglądają tak samo u nadawcy i odbiorcy. DOC / DOCX (Microsoft Word) to format pracy nad tekstem: łatwo zmieniasz akapity, style, komentarze i akceptujesz poprawki.
Rozszerzenie .doc to starszy format Worda (binarny), .docx: nowszy (XML, od Word 2007). Potocznie obie wersje nazywa się „Wordem”.
Porównanie side-by-side
| Cecha | DOC / DOCX | |
|---|---|---|
| Główny cel | Udostępnianie i archiwizacja | Tworzenie i edycja treści |
| Wygląd na każdym komputerze | Bardzo stabilny | Może się różnić (fonty, wersja Worda) |
| Edycja tekstu | Utrudniona | Naturalna, wygodna |
| Śledzenie zmian / komentarze | Ograniczone | Pełne wsparcie |
| Formuły, spisy treści | Statyczne | Dynamiczne w edytorze |
| Typowe użycie | Umowa do podpisu, faktura, regulamin | Draft umowy, raport w toku, notatki |
Kiedy wybrać PDF
- Wysyłasz dokument „do przeczytania / podpisu”, a nie do przepisywania.
- Zależy Ci, żeby układ nie rozjechał się u odbiorcy.
- Urząd, sąd lub kontrahent wymaga PDF.
- Chcesz utrudnić przypadkową edycję treści.
Kiedy wybrać DOC / DOCX
- Pracujesz nad treścią w zespole (wersje, komentarze).
- Musisz często zmieniać daty, kwoty, akapity.
- Dokument ma powstać od zera w edytorze tekstu.
Czego nie robić
- Nie wysyłaj DOCX jako „ostatecznej umowy”, jeśli druga strona ma tylko poprawić literówkę u siebie w losowej wersji Worda: różnice fontów bywają zaskakujące.
- Nie oczekuj, że skan PDF (same zdjęcia stron) po konwersji na Word nagle stanie się idealnie edytowalnym tekstem bez OCR.
- Nie trzymaj jedynej kopii ważnego dokumentu wyłącznie w PDF, jeśli wiesz, że za miesiąc znów będziesz zmieniać daty: zostaw też źródło DOCX.
(do 2003)
(od 2007)
wyglądu
Jak zamienić PDF na Word
Gdy dostałeś tylko PDF i musisz poprawić treść:
- Wejdź na pdfconverter.pl
- Wrzuć plik PDF
- Wybierz format Word (DOCX) i kliknij konwersję
- Pobierz wynik i dokończ poprawki w Wordzie lub Google Docs
Przy prostych dokumentach tekstowych wynik bywa od razu używalny. Przy skomplikowanych układach (wiele kolumn, tabele, tekst na grafikach) licz się z ręczną korektą: to normalne przy każdej konwersji PDF → DOCX.
Typowy obieg dokumentu w firmie
Mylenie tych ról kosztuje czas. Wysłanie DOCX jako „ostatecznej umowy” kończy się tym, że ktoś przestawi akapit i zmieni numer strony. Wysłanie PDF jako pliku „do edycji oferty” kończy się złością, bo nie da się dopisać ceny bez kombinowania.
CV, oferty, pisma urzędowe
- CV: pracuj w Word/Google Docs, wysyłaj PDF. Rekruter ma zobaczyć Twój układ, nie swój Times 11.
- Oferta: wersja robocza DOCX, wersja dla klienta PDF.
- Wniosek do urzędu: prawie zawsze PDF. Często z wymogiem PDF/A.
PDF a DOCX w rekrutacji i w urzędzie
Rekruterzy proszą o PDF, bo CV ma wyglądać tak samo na ich Windowsie i na Macu HR. Urząd prosi o PDF, bo pismo ma wejść do EZD bez rozjechanej czcionki. DOCX zostawiasz u siebie do poprawek. Gdy ktoś przysłał PDF i każe „dopisać NIP”, nie edytuj na siłę w Acrobat Reader: zrób PDF na Word, popraw, wyeksportuj znowu do PDF.
Jeśli problemem nie jest edycja, tylko podgląd na telefonie, wystarczy PDF na JPG. Format dokumentu vs obraz rozpisaliśmy osobno: PDF a JPG.
