Zeskanowany PDF zamienisz na Word za darmo w Dokumentach Google: wgraj plik na Dysk, wybierz „Otwórz za pomocą > Dokumenty Google”, a potem pobierz wynik jako DOCX. Zwykły konwerter tu nie wystarczy, bo skan to zdjęcie strony i najpierw trzeba rozpoznać w nim tekst (OCR). Poniżej pięć sposobów i lista poprawek, które prawie zawsze trzeba zrobić po konwersji. Ogólne różnice między formatami opisaliśmy w tekście czym różni się PDF od DOC.
Najpierw sprawdź: skan czy PDF z tekstem
PDF może zawierać prawdziwy tekst albo tylko obrazy stron (jak to działa, wyjaśniamy w tekście PDF: co to znaczy). Rozpoznasz to w kilka sekund:
- Otwórz plik i spróbuj zaznaczyć myszką jedno zdanie. Jeśli zaznacza się cały prostokąt strony, a nie słowa, to skan.
- Naciśnij Ctrl+F (na Macu Cmd+F) i wyszukaj słowo, które widzisz na stronie. Brak wyników oznacza skan bez warstwy tekstowej.
- Powiększ stronę mocno. Litery w skanie robią się rozmyte lub poszarpane, prawdziwy tekst pozostaje ostry.
To ważne, bo od tego zależy narzędzie. Nasz konwerter PDF na Word przenosi do Worda tekst, który już jest w pliku, razem z akapitami i tabelami. Nie wykonuje OCR, więc skan bez warstwy tekstowej trafi do Worda jako obraz strony. Do skanów użyj jednego ze sposobów poniżej. A jeśli chcesz tylko wpisać dane w gotowy formularz, nie musisz niczego konwertować: zobacz, jak wypełnić PDF.
Który sposób OCR wybrać
| Narzędzie | Koszt | Układ strony | Najlepsze do |
|---|---|---|---|
| Dokumenty Google | za darmo | Częściowo | pism, umów, krótkich dokumentów |
| Microsoft Word | w ramach Microsoft 365 lub Office | Częściowo | PDF tekstowych, czystych skanów |
| OneNote | za darmo | Nie | pojedynczych stron i fragmentów |
| Tekst na żywo (iPhone) | za darmo | Nie | szybkiego kopiowania akapitu |
| Obiektyw Google (Android) | za darmo | Nie | szybkiego kopiowania akapitu |
| OCRmyPDF, Tesseract | za darmo | Tak, jako warstwa w PDF | dużej liczby plików |
Zeskanowany PDF na Word przez Dokumenty Google
To najprostszy darmowy sposób z dobrą obsługą języka polskiego. Wystarczy konto Google.
- Wgraj PDF na Dysk Google.
- Kliknij plik prawym przyciskiem i wybierz „Otwórz za pomocą > Dokumenty Google”.
- Poczekaj na konwersję. Powstanie nowy dokument: u góry obraz strony, pod nim rozpoznany tekst.
- Usuń obrazy stron, popraw tekst i wybierz „Plik > Pobierz > Microsoft Word (.docx)”.
Google zaleca pliki do 2 MB, z tekstem o wysokości co najmniej 10 pikseli i stronami ustawionymi prosto. Pogrubienia, kursywa i podział na wiersze zwykle się zachowują, ale tabele, listy, kolumny i przypisy trzeba odtworzyć ręcznie. Większy skan podziel na części (zobacz, jak usunąć stronę z PDF i zapisać fragment) albo zmniejsz jego rozmiar.
Microsoft Word: otwieranie PDF
Word potrafi sam otworzyć PDF i zamienić go na edytowalny dokument. Wybierz „Plik > Otwórz”, wskaż PDF i potwierdź komunikat o konwersji. Ta funkcja działa najlepiej na PDF z warstwą tekstową, czyli takich, które powstały z Worda lub innego edytora. Ze skanami bywa różnie: czysty, prosty skan pisma może wyjść poprawnie, ale stare kserokopie, pieczątki i tabele często kończą się pomieszanym tekstem. Microsoft uprzedza też, że wynik nie będzie wyglądał identycznie jak oryginał.
OneNote: kopiowanie tekstu z obrazu
Darmowy OneNote na Windows ma wbudowane rozpoznawanie tekstu. Wstaw stronę jako obraz (na przykład zrzut ekranu lub plik JPG z PDF na JPG), kliknij go prawym przyciskiem i wybierz „Kopiuj tekst z obrazu”. Potem wklej tekst do Worda. Przy wydruku PDF wstawionym do notatki możesz skopiować tekst z jednej strony lub ze wszystkich stron naraz. Metoda jest wygodna przy kilku stronach, ale traci całe formatowanie.
Telefon: Tekst na żywo i Obiektyw Google
Gdy potrzebujesz tylko akapitu, na przykład numeru umowy czy fragmentu pisma, telefon zrobi to szybciej niż komputer.
- iPhone: otwórz zdjęcie lub zrzut ekranu skanu, stuknij ikonę Tekstu na żywo w rogu i zaznacz tekst palcem. Wybierz „Kopiuj” i wklej go w Notatkach albo w aplikacji Word.
- Android: w Zdjęciach Google lub aparacie wybierz Obiektyw Google, przejdź do trybu „Tekst” i zaznacz fragment. Możesz go skopiować albo wysłać na komputer zalogowany na to samo konto.
Polskie znaki są rozpoznawane dobrze, o ile zdjęcie jest ostre i dobrze oświetlone.
Dla zaawansowanych: OCRmyPDF i Tesseract
Jeśli masz wiele skanów, na przykład archiwum pism lub faktur, wygodniej dodać warstwę tekstową do samych PDF. Darmowy OCRmyPDF z silnikiem Tesseract robi z każdego skanu PDF, który można przeszukiwać. Taki plik możesz następnie wrzucić do konwertera PDF na Word, bo ma już prawdziwy tekst. Kiedy to się opłaca i jak ustawić język polski, opisujemy w poradniku OCR PDF.
Jak poprawić dokument po OCR
Żaden OCR nie jest bezbłędny. Zaplanuj kilka minut na poprawki, zanim wyślesz dokument dalej.
Polskie znaki
Najczęstsze pomyłki to „ą” odczytane jako „a”, „ę” jako „e”, „ś” jako „s” oraz „ł” jako „l” lub „t”. Włącz w Wordzie sprawdzanie pisowni dla języka polskiego („Recenzja > Język > Ustaw język sprawdzania”), a podkreślone słowa szybko wskażą błędy. Zwróć uwagę na cyfry: „0” i „O” albo „1” i „l” to częsta pułapka w numerach kont i PESEL.
Łamanie wierszy i dzielenie wyrazów
OCR często kończy każdy wiersz znakiem nowego akapitu, a przeniesione wyrazy zostawia rozdzielone, na przykład „umo” z dywizem na końcu wiersza i „wa” na początku następnego. Użyj „Narzędzia główne > Zamień”: w Wordzie znak akapitu wpisujesz jako ^p. Najpierw zamień podwójne ^p^p na tymczasowy znak, potem pojedyncze ^p na spację, a na końcu przywróć akapity. Pozostałe dywizy popraw ręcznie lub wyszukaj je kolejno.
Tabele i nagłówki
Tabele zwykle rozsypują się na zwykły tekst. Szybciej jest wstawić nową tabelę w Wordzie i wkleić do niej dane niż ratować wynik OCR. Nagłówki oznacz stylami „Nagłówek 1” i „Nagłówek 2”, wtedy dokument będzie czytelny i łatwo zrobisz z niego spis treści.
Jakość skanu: 300 DPI i prosty kadr
Dokładność OCR zależy przede wszystkim od skanu. Jeśli możesz zeskanować dokument jeszcze raz, ustaw w skanerze 300 DPI, tryb w odcieniach szarości albo w czerni i bieli i połóż kartkę prosto na szybie. Przy zdjęciach telefonem korzystaj ze skanera w Notatkach, aplikacji Pliki lub Dysku Google, bo prostuje perspektywę. Unikaj niskiej rozdzielczości, cieni i krzywo leżących stron, a mały druk skanuj z wyższą rozdzielczością.
