OCR, czyli rozpoznawanie tekstu, zamienia zeskanowany PDF w dokument, w którym działa wyszukiwanie i kopiowanie. Za darmo zrobisz to w Dokumentach Google, w Wordzie albo w programie skanera, a przy wielu plikach w darmowym OCRmyPDF. Najważniejsze ustawienia to język polski i skan w 300 DPI. Bez nich programy gubią „ą”, „ę” i „ł”, a w liczbach pojawiają się błędy.
Czym zrobić OCR PDF: szybkie porównanie
| Rozwiązanie | Koszt | Wynik | Kiedy wybrać |
|---|---|---|---|
| Dokumenty Google (Dysk) | Za darmo | Nowy dokument z tekstem | Chcesz edytować treść, a nie zachować skan |
| Microsoft Word | W pakiecie Office | Edytowalny dokument DOCX | Masz Worda i krótki skan do poprawek |
| Program skanera lub drukarki | W zestawie | PDF z możliwością wyszukiwania | Skanujesz od zera i regularnie |
| Adobe Acrobat (płatny) | Abonament | PDF z warstwą tekstową | Biuro, które już ma licencję |
| OCRmyPDF | Za darmo | PDF z warstwą tekstową | Archiwum faktur, dziesiątki plików |
Jeśli chcesz zachować wygląd skanu z pieczątkami i tylko móc go przeszukiwać, wybierz rozwiązanie, które tworzy warstwę tekstową. Jeśli chcesz poprawiać treść, potrzebujesz dokumentu do edycji, a to opisujemy w poradniku zeskanowany PDF na Word.
Co to jest OCR i warstwa tekstowa
OCR (ang. optical character recognition) to rozpoznawanie znaków na obrazie. Program analizuje kształty liter, składa je w słowa i zapisuje jako tekst. Jest potrzebny, bo zeskanowana strona w PDF to w praktyce zdjęcie, tak samo jak plik JPG. Różnice między tymi formatami wyjaśniamy w tekście czym różni się PDF od JPG.
W PDF wynik trafia zwykle do warstwy tekstowej: pod obrazem strony leży niewidoczny tekst ułożony dokładnie tam, gdzie widać słowa na skanie. Ty widzisz oryginał z podpisami, a komputer czyta tekst. Dlatego zaznaczenie myszką obejmuje słowa, a nie całą stronę.
Jak sprawdzić, czy PDF ma już warstwę tekstową? Naciśnij Ctrl+F (na Macu Cmd+F) i wyszukaj słowo widoczne na stronie. Jeśli czytnik je znajdzie, OCR jest zbędny. Taki plik od razu zamienisz w PDF na Word albo w tabelę w PDF na Excel.
Jak zrobić OCR PDF za darmo w Dokumentach Google
- Wgraj PDF na Dysk Google.
- Kliknij plik prawym przyciskiem i wybierz „Otwórz za pomocą > Dokumenty Google”.
- Google utworzy nowy dokument: na górze obraz strony, pod nim rozpoznany tekst.
- Popraw błędy i zapisz wynik przez „Plik > Pobierz” jako DOCX albo PDF.
Metoda jest darmowa i dobrze radzi sobie z polskimi znakami, ale tworzy nowy dokument, a nie warstwę w oryginalnym skanie. Najlepiej działa przy prostym układzie: listy, pisma, umowy. Tabele i kolumny często się rozsypują.
OCR w Wordzie
Word potrafi otworzyć PDF i zamienić go w edytowalny dokument, także gdy to skan. Wybierz „Plik > Otwórz”, wskaż PDF i potwierdź konwersję. Przy wyraźnym skanie tekstu wynik bywa bardzo dobry, przy zdjęciu z telefonu albo kilku kolumnach gorszy. Sprawdź zwłaszcza kwoty i daty.
Skaner i telefon: OCR od razu przy skanowaniu
Skaner lub drukarka wielofunkcyjna
Program wielu skanerów potrafi zapisać „PDF z możliwością wyszukiwania”. Szukaj tej opcji w ustawieniach formatu pliku i wybierz język polski. To najwygodniejsze rozwiązanie, gdy skanujesz regularnie: nie trzeba niczego robić później.
iPhone i Android
iPhone rozpoznaje tekst na zdjęciach (funkcja Tekst na żywo), a Android przez Obiektyw Google. Szybko skopiujesz w ten sposób numer konta czy adres, ale nie każdy PDF zapisany z telefonu ma warstwę tekstową. Po zapisie sprawdź plik wyszukiwaniem na komputerze. Jak skanować telefonem, opisujemy w poradniku jak zrobić PDF na iPhonie, a o samym formacie w tekście PDF: co to znaczy.
Dużo plików: OCRmyPDF
OCRmyPDF to darmowy program, który dodaje warstwę tekstową do istniejących PDF i korzysta z silnika Tesseract. Działa na Linuksie, Macu i Windows, dobrze obsługuje język polski, potrafi wyprostować krzywe strony i obrócić te zeskanowane bokiem. Domyślnie zapisuje wynik w formacie PDF/A do długoterminowego przechowywania, więcej o nim w tekście PDF/A: co to jest.
To narzędzie wiersza poleceń, więc przydaje się głównie wtedy, gdy masz do przerobienia archiwum: setki faktur czy umów. Pamiętaj o doinstalowaniu polskiego pakietu językowego Tesseracta i wybraniu języka polskiego przy rozpoznawaniu. Przy jednym czy dwóch plikach szybciej skorzystasz z Dokumentów Google albo Worda.
Po co dodawać OCR do PDF
- Wyszukiwanie: Ctrl+F w dokumencie i wyszukiwanie w systemie znajdą skan po nazwisku, numerze faktury czy NIP.
- Kopiowanie: skopiujesz numer rachunku, adres albo cytat, zamiast go przepisywać.
- Dostępność: czytniki ekranu dla osób niewidomych i słabowidzących przeczytają tekst, a nie obraz.
- Archiwum: po kilku latach łatwiej znaleźć dokument po treści niż po nazwie pliku.
- Praca z AI: czatboty lepiej rozumieją PDF z prawdziwym tekstem niż sam skan. Więcej w poradniku PDF do ChatGPT.
Jak zwiększyć dokładność OCR
- Rozdzielczość 300 DPI: to standard dla tekstu. 150 DPI daje wyraźnie więcej błędów, 600 DPI przydaje się przy bardzo drobnym druku.
- Kontrast: ciemny tekst na jasnym tle. Wyblakłe paragony i kopie skanuj w odcieniach szarości.
- Prosty kadr: kartka równo na szybie skanera, bez cienia telefonu.
- Właściwy język: zawsze ustaw polski. To najczęstszy powód błędów w polskich znakach.
- Pieczątki i podpisy: tekst pod nimi będzie rozpoznany słabo. Sprawdź te miejsca ręcznie.
Rozmiar pliku po OCR
Sama warstwa tekstowa waży niewiele, zwykle kilka do kilkudziesięciu kilobajtów na stronę. Plik może jednak urosnąć, jeśli program przy okazji przetworzy obrazy. Zmniejszysz go w Kompresja PDF, ale bez trybu skanu: ten tryb zamienia strony na obrazy i usunąłby warstwę tekstową. Więcej sposobów znajdziesz w poradniku jak zmniejszyć rozmiar PDF.
